Checkliste Eventplanung leichtgemacht:
- Eckdaten des Events festlegen (Budget, Dauer, Teilnehmerzahl usw.)
- Eventziele definieren
- Roter Faden für Veranstaltungen finden und diesen anschließend konsequent umsetzen
- Zielpublikum (Gäste) ermitteln
- Datum festlegen (hier vorher prüfen, ob an diesem Datum bereits andere relevante Events stattfinden) < gegebenfalls Ersatzdatum definieren
- Ort der Veranstaltung/ Location ermitteln mit Besichtigung
- frühzeitig Location reservieren
- Infrastruktur festlegen: was benötige ich an Fest-Equipment?
- Ein spezielles Event Motto wirkt sich auf die ganze Planung aus
- (Dresscode, Unterhaltung, Speiseplan, Deko, Mobiliar, Essen, Getränke usw.)
Sind diese Punkte geklärt geht es weiter:
- Eckdaten zum Event Konzept mit Budget, Ablauf, Termine
- Terminplanung festlegen
- Eventorganigramm erstellen
- (Wer macht was und wann, Verantwortlicher und Stellvertreter, Grobtermine, Aufgabenbereich usw.)
Nun zur Event – Detailplanung:
- Abläufe definieren
- Eventlocation definieren bzw. reservieren ( Vertrag abschließen )
- Eventdienstleister suchen bzw. Verträge abschließen (Mobiliar, Fotograf, Catering, Deko, Technik, Transport, Reinigung usw.)
- Mobiliar / Infrastruktur, Equipment frühzeitig aufbauen und testen
- Bewirtung organisieren, Menüs & Getränke festlegen und in der entsprechenden Menge bestellen
- Programm/ Motto usw. festlegen
- Anreise/ Abreise organisieren (Beschilderung ,Transport Equipment, Parkplätze, Fahrplan usw.)
- Sicherheitskonzept erstellen (Notausgänge, externes Personal, Sanitäter, Sicherheitsdienst usw.)
- Promotionsmassnahme (Einladungskarten, Werbung, Kundengeschenke, Dankesmail usw.)
Nach dem Event:
- Abbau von Mobiliar/ Technik/ Infrastruktur
- Inventar prüfen
- Abrechnung vornehmen und Budgetabgleich (Soll/ Ist)
- Entsorgung
- Reinigung
- Manöverkritik intern oder externer Partner
- Dankesmail / Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage Feedback)
Es freut uns, wenn wir Sie mit dieser Checkliste unterstützen konnten.
